3 passos para melhorar a gestão de tarefas na sua empresa

Gestão de tarefas

Quando falamos em gestão de tarefas, normalmente pensamos na melhoria da produtividade de determinada organização. Embora realmente esse seja um dos principais benefícios da atividade, ele não é o único — podemos perceber muitas outras vantagens para o negócio ao implementar esse tipo de ação, principalmente quando ela é realizada de maneira eficaz. Processos e tarefas mais organizados estão intimamente ligados à melhoria do clima organizacional, à redução de custos e ao crescimento da empresa como um todo.

É claro que, para ter sucesso, é preciso haver um comprometimento do gestor, que deverá aplicar as ações necessárias para que todas as tarefas e processos sejam encadeados da maneira mais otimizada possível.

Fora o comprometimento, é preciso adotar algumas ferramentas necessárias para a tarefa, além, é claro, de conseguir ajuda de especialistas para que as melhores práticas do mercado sejam implementadas. Calma, explicaremos tudo nesse post. Confira, logo a seguir, algumas dicas para aprimorar a gestão de tarefas!

1. Listar e categorizar

Definir todas as tarefas da sua empresa é um bom começo. Pode parecer uma atividade simples, mas é muitas vezes subestimada pelos gestores. Colocar isso em prática, acarreta em uma série de consequências positivas.

A primeira delas é adotar uma administração planejada e estruturada ao invés de uma administração reativa. Sem saber exatamente quais são as prioridades, o empreendedor terá que lidar com os imprevistos e as urgências com muito mais frequência e vai trabalhar apagando incêndios. Além disso, ao definir todas as tarefas realizadas na empresa, fica muito mais fácil saber quais atividades são fundamentais e quais as podem ser aprimoradas, assim como quais são dispensáveis ou que podem ficar em segundo plano.

Vale lembrar que existe uma série de softwares destinados exclusivamente para a listagem das tarefas, bem como a divisão em categorias, o que contribui, inclusive, para definir a ordem de prioridade dessas atividades.

2. Delegar tarefas

Embora tenha as suas desvantagens, a delegação de tarefas é indispensável dentro de uma organização, principalmente se ela deseja crescer. Se, por um lado, há uma perda de concentração do controle, o que contribui para a ocorrência de erros ou desvios funcionais, de outro ajuda o gestor a se concentrar em suas atividades principais, que é a própria gestão do negócio.

Para delegar tarefas de forma eficiente, é fundamental definir um escopo de todo o fluxograma, deixando claro para os responsáveis quais serão suas atribuições. Além disso, para controlar todas as atividades, é fundamental criar sistemas de comunicação interna, com canais específicos para a gerência e os colaboradores de linha de frente.

3. Ter ajuda externa: a importância de um coach

Por fim, não podemos nos esquecer de que, embora possamos aprender muito com todas as experiências individuais — que ajudam a definir o próprio molde do fluxograma interno, a distribuição e atribuição das tarefas — a ajuda do coach contribui muito para acelerar o aprendizado e trabalhos de equipes.

O coach pode trazer um alinhamento da visão da empresa e das equipes de trabalho, tornando seus resultados mais assertivos. Assim, o empresário tem a oportunidade de conseguir resultados mais rápidos e com menor esforço e desgaste do seu time. O coach pode ainda dar apoio aos processos de mudanças que envolvam o desenvolvimento ou a necessidade de habilidades específicas, como transições de cargos, transferências de ambiente de trabalho ou atribuições de novas funções. O profissional coach é um excelente aliado nas mudanças que impactam direta ou indiretamente a gestão de tarefas do seu negócio.

Você enfrenta dificuldades ligados à gestão de tarefas? Conte para nós seus principais obstáculos, nos comentários!

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