Gestão de tarefas
Quando falamos em gestão de tarefas, normalmente pensamos na melhoria da produtividade de determinada organização. Embora realmente esse seja um dos principais benefícios da atividade, ele não é o único — podemos perceber muitas outras vantagens para o negócio ao implementar esse tipo de ação, principalmente quando ela é realizada de maneira eficaz. Processos e tarefas mais organizados estão intimamente ligados à melhoria do clima organizacional, à redução de custos e ao crescimento da empresa como um todo.
É claro que, para ter sucesso, é preciso haver um comprometimento do gestor, que deverá aplicar as ações necessárias para que todas as tarefas e processos sejam encadeados da maneira mais otimizada possível.
Fora o comprometimento, é preciso adotar algumas ferramentas necessárias para a tarefa, além, é claro, de conseguir ajuda de especialistas para que as melhores práticas do mercado sejam implementadas. Calma, explicaremos tudo nesse post. Confira, logo a seguir, algumas dicas para aprimorar a gestão de tarefas!
1. Listar e categorizar
Definir todas as tarefas da sua empresa é um bom começo. Pode parecer uma atividade simples, mas é muitas vezes subestimada pelos gestores. Colocar isso em prática, acarreta em uma série de consequências positivas.
A primeira delas é adotar uma administração planejada e estruturada ao invés de uma administração reativa. Sem saber exatamente quais são as prioridades, o empreendedor terá que lidar com os imprevistos e as urgências com muito mais frequência e vai trabalhar apagando incêndios. Além disso, ao definir todas as tarefas realizadas na empresa, fica muito mais fácil saber quais atividades são fundamentais e quais as podem ser aprimoradas, assim como quais são dispensáveis ou que podem ficar em segundo plano.
Vale lembrar que existe uma série de softwares destinados exclusivamente para a listagem das tarefas, bem como a divisão em categorias, o que contribui, inclusive, para definir a ordem de prioridade dessas atividades.
2. Delegar tarefas
Embora tenha as suas desvantagens, a delegação de tarefas é indispensável dentro de uma organização, principalmente se ela deseja crescer. Se, por um lado, há uma perda de concentração do controle, o que contribui para a ocorrência de erros ou desvios funcionais, de outro ajuda o gestor a se concentrar em suas atividades principais, que é a própria gestão do negócio.
Para delegar tarefas de forma eficiente, é fundamental definir um escopo de todo o fluxograma, deixando claro para os responsáveis quais serão suas atribuições. Além disso, para controlar todas as atividades, é fundamental criar sistemas de comunicação interna, com canais específicos para a gerência e os colaboradores de linha de frente.
3. Ter ajuda externa: a importância de um coach
Por fim, não podemos nos esquecer de que, embora possamos aprender muito com todas as experiências individuais — que ajudam a definir o próprio molde do fluxograma interno, a distribuição e atribuição das tarefas — a ajuda do coach contribui muito para acelerar o aprendizado e trabalhos de equipes.
O coach pode trazer um alinhamento da visão da empresa e das equipes de trabalho, tornando seus resultados mais assertivos. Assim, o empresário tem a oportunidade de conseguir resultados mais rápidos e com menor esforço e desgaste do seu time. O coach pode ainda dar apoio aos processos de mudanças que envolvam o desenvolvimento ou a necessidade de habilidades específicas, como transições de cargos, transferências de ambiente de trabalho ou atribuições de novas funções. O profissional coach é um excelente aliado nas mudanças que impactam direta ou indiretamente a gestão de tarefas do seu negócio.
Você enfrenta dificuldades ligados à gestão de tarefas? Conte para nós seus principais obstáculos, nos comentários!